La paie est régie par des obligations légales et des obligations mises à la charge des employeurs suivant la branche d’activité concernée. Il s’agit d’obligations conventionnelles. Cependant, il y a des risques d’erreurs sur la paie. Ces risques entraînent par la suite des problèmes juridiques et financiers. Pour les éviter, une entreprise doit mettre en place une bonne gestion de paie. Et pour s’assurer de cette gestion, il faut réaliser un audit de paie.
De quoi s’agit-il ?
Cet audit, appelé également audit paie gestion, est un contrôle régulier de la conformité de la paie au sein d’une entreprise. Il permet de vérifier les pratiques de l’entreprise concernant la production des bulletins de salaire suivant les réglementations obligatoires, le Code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprise et les accords de branche. L’audit vise à vérifier l’efficacité de la gestion de paie pour ensuite mettre en place des actions correctives optimales.
Dans le cadre d’un audit de paie, l’entreprise bénéficie d’analyse de points de performances, de points d’amélioration, etc. L’entreprise pourra également valider le niveau d’expertise de son personnel de gestion de paie, assurer sa responsabilité, garder une bonne notoriété, sécurisée le secteur juridique et financier.
À quel moment demandé un audit ?
L’audit de paie peut être demandé par une entreprise à tout moment. Il peut avoir lieu à la fin d’un exercice social. Il peut aussi avoir lieu avant le contrôle d’un organisme de collecte des charges sociales. Il permet, dans ce cadre-là, d’éviter un redressement. L’audit peut-être réalisé dès que la notification de contrôle est reçue. L’audit peut aussi avoir lieu lors de la mise en place d’un nouveau projet. Ainsi, l’entreprise pourra analyser l’efficacité de sa gestion de paie concernant ce nouveau projet. Après, il y a la sécurisation de la gestion de paie. L’audit paie gestion peut être demandé tout simplement pour vérifier si la gestion est optimale, si elle répond aux exigences et obligations sociales, si le personnel est efficace, etc. Concernant la fréquence, l’idéal, c’est de réaliser l’audit une fois par an.
Il existe plusieurs prestataires et agences qui proposent un audit paie gestion. Ces derniers peuvent proposer divers services supplémentaires comme des outils d’enregistrement des variables de paie, le traitement des bulletins de salaire, etc. Ils peuvent aussi proposer des mises à jour en temps réel des nouvelles réglementations et législations sociales, des conseils pour une gestion optimale, des indicateurs de performance, etc. En passant par ce genre de prestataire ou agence, il est aussi possible de bénéficier de l’accompagnement d’un juriste en droit social, d’un gestionnaire de paie expérimenté, etc.
Comment se déroule l’audit ?
Le but d’un audit de paie, c’est d’éviter les erreurs. Ainsi, l’entreprise pourra pallier les risques de poursuites judiciaires, etc. L’entreprise pourra également rester dans le cadre légal, vu qu’elle aura une bonne gestion de paie grâce à l’audit. Elle pourra cibler ses points forts et points faibles, connaître les indicateurs de performances, les obligations légales à jour, etc. Lors de l’audit, plusieurs points sont analysés. Il y a le calcul des effectifs, le respect du salaire minima, le respect des obligations sociales, les cotisations salariales, les primes, majorations et autres.
Le traitement des arrêts de travail, la classification, les avantages en nature et d’autres points seront aussi analysés. L’audit paie gestion se déroule au sein de l’entreprise. Les documents utilisés sont ceux fournis par l’entreprise. La durée varie entre 1 à 2 jours en général, en fonction de la taille de l’entreprise concernée. Après l’audit, l’auditeur délivre une restitution orale et écrite. Les informations recueillies et fournies seront confidentielles. L’audité, donc l’entreprise, sera ensuite encouragée par l’auditeur à améliorer sa gestion de paie à travers des conseils, des outils, etc.