La digitalisation des documents requiert la mise en œuvre de nouveaux outils conçus pour attester de l'authenticité des informations contenues dans les différents documents. Les signatures, les horodatages, les copies fiables ou les registres d'inscriptions de documents physiques doivent avoir la même valeur juridique que les documents digitalisés. Des systèmes et dispositifs spécifiques sont en place pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la légitimité des documents. Lorsqu'il est fourni par un prestataire de confiance, l'horodatage permet d'accomplir ces tâches. L'horodatage électronique (Timestamping) met en évidence les données du document qui n'ont pas changé sur une période de temps donnée. Comment protège-t-il l'intégrité de vos fichiers ?
Une brève présentation de l’horodatage
L’horodatage désigne l’enregistrement de la date et l’heure d’un événement. Les appareils photo numériques enregistrent la date et l'heure où les photos ont été prises, les ordinateurs enregistrent la date et l'heure auxquelles les derniers enregistrements et modifications d’un document ont été fait. Il en va de même pour les publications faites sur les réseaux sociaux. C'est ainsi que les horodatages sont définis.
Les documents horodatés sont un moyen sécurisé de prouver l'authenticité des données liées aux documents, qu'il s'agisse de rapports, de pièces justificatives ou de documents administratifs. En effet, grâce aux horodatages, des preuves invariables des conceptions de documents ou des dates peuvent être publiées, rendant la pratique plus sûre lorsqu'elle est numérisée. Grâce à cette action, vous êtes juridiquement protégé contre d'éventuelles altercations sur le contenu du document, son authenticité ou son exhaustivité. Dans le cadre de la protection des documents délicats à haute valeur d'attestation, il est essentiel de disposer d'outils d'horodatage de documents crédibles, sécurisés et faciles à utiliser. Souvent, les horodatages sont inclus dans votre solution de signature électronique. Voulez-vous horodater un document important ? Veuillez recueillir plus d'informations sur cette page.
Pourquoi faut-il horodater vos documents ?
Les fichiers horodatés garantissent leur intégrité. Pour de plusieurs entreprises de services qui préservent une relation de confiance avec leurs clients ou leurs employés, l'intégrité est primordiale. Du côté juridique, c'est une assurance de non-altération et donc d'authenticité du document. Pour tout département technologique, achats, comptabilité ou RH, il est stratégiquement logique d'utiliser des outils d'horodatage fiables qui offrent un haut niveau de sécurité de qualité et qui sont disponibles dans toutes les situations. Grâce aux horodatages, les utilisateurs de plateformes de collaboration peuvent partager des documents en ligne tout en s'assurant que les documents n'ont pas subi des modifications.
Si l’horodatage document sert à garantir l’intégrité de celui-ci, il s’agit aussi d’un dispositif pour suivre son évolution dans le temps. Par conséquent, à chaque modification du document, la date et l’heure sont enregistrées pour le suivi de son évolution tout en gardant l'intégrité des versions précédentes. Sauvegarder l’historique des modifications de documents, ajouter des avenants aux contrats commerciaux, modifier une partie d'un contrat de travail, ou encore mettre à jour les conditions générales de débogage d'un logiciel sont indispensables pour éviter tout litige.
L’horodatage électronique : comment ça marche ?
L’horodatage de documents vous servira d’une preuve incontestable que :
• le document n'est pas modifié, c'est-à-dire qu'il n'a subi aucune modification depuis son horodatage.
• les délais légaux sont respectés : les dates d'horodatage sont aussi authentiques que les cachets de la poste
• vous recevrez un accusé de réception après envoi des documents
• la traçabilité des actions est assurée
Lors de l'horodatage de documents numériques, le service d'horodatage vous remet un jeton d'horodatage ou un sceau électronique. Ce dernier enferme le document avec une date précise à la seconde près pour assurer son ampleur et sa valeur concluante, pouvant servir de preuve.
En effet, un sceau électronique est un document délivré par l'association du cachet des données d'horodatage avec l'heure d'une source horaire crédible signée par l'autorité d'horodatage. Chaque document numérique a une empreinte digitale unique après son horodatage. Ainsi, sachez que l’horodatage forme une preuve juridique pour l'entreprise répondant à l'appel d'offres, car il montre que les documents de candidature ont été remis dans les délais convenus.
Horodater ses documents : contacter un prestataire d’horodatage en ligne
Pour être mieux rassuré en termes de crédibilité et de sécurité des documents, il est recommandé de vous tourner vers les autorités d'horodatage ou les prestataires spécialisés en horodatage pour profiter des avantages énoncé.
Cela peut sembler simple à première vue, mais mettre en œuvre une solution d'horodatage peut s'avérer complexe, notamment pour l'émission de jetons d'horodatage éligibles. De plus, le choix architectural ne facilite pas la tâche. Forts de leur expertise et de leur réseau de partenaires, les prestataires d'horodatage offrent un accompagnement complet et ils peuvent vous fournir des conseils dans la mise en œuvre d'une solution d'horodatage pdf qui correspond à vos besoins et exigences. En choisissant un "Electronic Timestamp Service Provider" (PHSE) au sens du Common Security Reference System (RGS), proposant un service adéquat à la norme FIPS (Federal Information Processing Standard), vous vous assurez de la sécurité et de la légalité de tous vos processus. N'hésitez pas à prendre contact avec un prestataire directement en ligne.